Les affichages et informations obligatoires à destination des salariés

A – Les affichages obligatoires

Les coordonnées de l’inspection du travail (C. trav., art. D. 4711–1). Doivent être affichés, dans les locaux normalement accessibles aux salariés, le nom de l’agent de contrôle de l’inspection du travail compétent, ainsi que le numéro de téléphone et l’adresse de l’inspection du travail1.

Les coordonnées de la médecine du travail (C. trav., art. D. 4711–1). L’employeur doit afficher, dans les locaux normalement accessibles aux salariés, le numéro de téléphone et l’adresse du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent2.

Les coordonnées des services de secours d’urgence. Doivent être affichés, dans les locaux normalement accessibles aux salariés :

• le 18 pour les pompiers ;

• le 15 pour le Samu ;

• le 17 pour la police ou la gendarmerie ;

• le 112 pour tous les secours ;

• le numéro de téléphone du centre antipoison local.

Si cela n’est pas obligatoire, il est toutefois recommandé de mentionner également sur cet affichage les numéros de téléphone de l’hôpital local, des urgences EDF, gaz et eau, ainsi que du centre SOS mains le plus proche.

Le numéro de téléphone de la mission de lutte contre les discriminations et promotion de l’égalité du défenseur des droits (C. trav., art. L. 1132–3). Le numéro de téléphone du service d’accueil téléphonique mis en place par la mission dans le but de recueillir les appels des personnes s’estimant victimes de discriminations et/ou de répondre aux questions et demandes d’information (09 69 39 00 00) doit figurer sur le panneau d’affichages.

Les horaires de travail (C. trav., art. L. 3171–1, D. 3171–2, R. 3172–9). Un affichage, daté et signé par l’employeur, doit mentionner :

• les horaires collectifs de travail ;

• les heures de début et de fin de chaque période de travail ;

• les heures et périodes de repos ;

• les temps de pause et coupures ;

• les jours de repos hebdomadaire pour les salariés ne bénéficiant pas du repos dominical ;

• en cas de suspension du repos hebdomadaire, la copie de l’information transmise à l’inspection du travail ;

• en cas d’aménagement du temps de travail sur tout ou partie de l’année, le programme indicatif ;

• en cas d’horaires individualisés, les durées et horaires des plages mobiles et des plages fixes ;

• en cas de cycles, le nombre de semaine du cycle et la répartition de la durée du travail sur chaque semaine du cycle ;

• en cas de travail par roulement ou en équipes successives, la liste nominative des salariés composant les équipes.

L’avis relatif au DUERP (C. trav., art. R. 4121–4). Doit être affiché, à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail, un avis indiquant le lieu, les heures et les modalités d’accès des salariés au document unique d’évaluation des risques professionnels. Dans les entreprises dotées d’un règlement intérieur, cet avis est affiché au même emplacement que celui réservé au règlement intérieur.

L’interdiction de fumer (CSP, art. R 3512–2 et R 3515–2 – C. trav., art. R. 4227–22 et R. 4227–23). Il est interdit de fumer dans :

• les locaux de travail fermés et couverts ;

• les locaux ou les emplacements dans lesquels sont entreposées ou manipulées des substances ou préparations classées explosives, comburantes ou extrêmement inflammables.

Le panneau « interdiction de fumer » doit être affiché à l’entrée et à l’intérieur de chaque bâtiment de l’entreprise et dans tous les locaux fermés susceptibles d’accueillir des personnes, de l’entreprise ou non. La signalétique doit intégrer le numéro de téléphone de « Tabac info services » 39 89, ainsi que la mention « poursuites judiciaires ».

Les éventuels espaces réservés aux fumeurs doivent également être indiqués par des panneaux « emplacement fumeurs », mentionnant le numéro de téléphone de « Tabac info services » : 39 89.

Attention ! L’accès aux espaces fumeurs est interdit aux personnes de moins de 18 ans.

L’interdiction de vapoter (C. trav., art. L. 3513–6). Il est interdit de vapoter dans les lieux de travail fermés et couverts à usage collectif.

Le panneau d’interdiction de vapoter doit être affiché à l’entrée et à l’intérieur de chaque bâtiment de l’entreprise et dans tous les locaux fermés susceptibles d’accueillir des personnes, de l’entreprise ou non3.

La consigne de sécurité incendie (C. trav., art. R. 4227–34, R. 4227–37 et R. 4227–38). Dans les établissements susceptibles de réunir plus de 50 personnes ainsi que dans ceux où sont manipulées et mises en œuvre des matières inflammables, une consigne de sécurité incendie doit être affichée selon la norme NF EN ISO 7010 :

• dans chaque local où sont présents plus de cinq salariés ;

• dans chaque local où sont entreposés ou manipulés des produits inflammables ;

• dans chaque local ou dans chaque dégagement desservant un groupe de locaux.

Elle doit indiquer :

• la localisation du matériel d’extinction et de secours ;• l’identité des personnes chargées de mettre en œuvre le matériel et de diriger l’évacuation du personnel et du public ;

• les mesures spécifiques liées, le cas échéant, à la présence de handicapés ;

• les moyens d’alerte ;

• l’identité des personnes chargées d’appeler les sapeurs-pompiers dès le début de l’incendie ;

• l’adresse et le numéro de téléphone du service de secours de premier appel ;

• le rappel que toute personne apercevant un début d’incendie doit donner l’alarme et mettre en œuvre les moyens de premiers secours, sans attendre l’arrivée du personnel spécialement désigné.

Dans les autres établissements, des instructions d’évacuation des locaux doivent être affichées.

Le plan d’action relatif à l’égalité entre les hommes et les femmes. Les entreprises de 50 salariés et plus doivent afficher leur plan d’action relatif à l’égalité entre les hommes et les femmes.

Les affiches vidéosurveillance. Dans les entreprises ayant installé un système de vidéosurveillance, une affiche doit mentionner l’existence du dispositif à l’entrée de chaque local sous surveillance.

Les noms et lieux de travail des représentants du personnel. Dans les entreprises de onze salariés et plus, doivent être affichés les noms et lieux de travail habituels des représentants du personnel : membres du CSE (comité social et économique), délégués syndicaux, représentants syndicaux, représentants de proximité, membres du conseil d’entreprise, membres des commissions du CSE.

Les affichages des représentants du personnel (C. trav., art. L. 2142–3 et L. 2315–15). Deux panneaux d’affichages distincts doivent être prévus : l’un pour les communications syndicales, l’autre pour les communications du CSE4.

B – Les informations à communiquer par tout moyen

Certaines informations n’ont plus à être affichées obligatoirement mais peuvent être communiquées aux salariés par tout moyen, par exemple, via la diffusion sur le site intranet de l’entreprise, par courrier ou courriel. Leur affichage reste bien sûr possible.

La période de prise des congés payés et l’ordre de départ en congés (C. trav., art. D. 2141–5, D 3141–6 et D 3141–28). La période de prise des congés payés doit être portée par l’employeur à la connaissance des salariés au moins deux mois avant l’ouverture de cette période.

L’ordre des départs en congé est communiqué, par tout moyen, à chaque salarié un mois avant son départ.

Dans les entreprises affiliées à une caisse de congés payés, doivent être communiquées par tout moyen, aux salariés, la raison sociale et l’adresse de la caisse de congés payés à laquelle l’entreprise est affiliée.

L’avis sur la convention collective et les accords (C. trav., art. R. 2262–3). Un avis comportant l’intitulé des conventions et des accords applicables dans l’entreprise doit être communiqué par tout moyen aux salariés.

Il doit préciser le lieu où les textes sont tenus à la disposition des salariés sur le lieu de travail ainsi que les modalités leur permettant de les consulter pendant leur temps de présence.

Le règlement intérieur (C. trav., art. R. 1321–1). Le règlement intérieur doit être porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche.

Les textes relatifs à l’égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes (C. trav., art. R. 3221–2). Les dispositions des articles L. 3221-1 à L. 3221-7 et R. 3221-1 à R. 3222-3 du Code du travail doivent être portées, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail, ainsi qu’aux candidats à l’embauche.

Les textes relatifs à la lutte contre le harcèlement moral et sexuel (C. pén., art. 222–33 à 222-33-2 – C. trav., art. L. 1152-4, L. 1153-5 et D. 1151-1). Dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche, les salariés doivent être informés par tout moyen des dispositions des :

• articles 222-33 à 222-33-2 du Code pénal ;

• articles L. 1152-1 à L. 1152-6 du Code du travail ;

• articles L. 1153-1 à L. 1153-6 du Code du travail ;

• articles L. 1154-1 et L. 1154-2 du Code du travail ;

• articles L. 1155-1 et L. 1155-2 du Code du travail.

Doivent être également communiqués par tout moyen les noms et coordonnées du référent harcèlement sexuel dans les entreprises de 250 salariés et plus et du référent harcèlement sexuel du CSE.

Les textes relatifs à la lutte contre les discriminations (C. trav., art. L. 1142–6). Dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche, les salariés doivent être informés par tout moyen du texte des articles 225-1 à 225-4 du Code pénal.

Les adresses des organisations syndicales (C. trav., art. L. 2141–7–1). L’employeur doit informer chaque année les salariés, par tout moyen, de la disponibilité des adresses des organisations syndicales de salariés représentatives dans la branche dont relève l’entreprise sur le site du ministère du Travail.

Les avis dans le cadre des élections du CSE. Dans les entreprises de onze salariés et plus, doivent être communiqués aux salariés :

• l’avis de lancement de la procédure préélectorale précisant la date du premier tour de l’élection ;

• l’invitation des organisations syndicales à négocier le protocole préélectoral ;

• les résultats des élections.

Le plan de sauvegarde de l’emploi (C. trav., art. L. 1233–57–4). En cas de licenciement économique dans les entreprises de 50 salariés et plus, doivent être communiqués aux salariés :

• le plan de sauvegarde de l’emploi ;

• la décision de validation ou d’homologation par l’administration ;

• les délais et voies de recours.

L’accord de participation (C. trav., art. D. 3323–12). Les salariés doivent être informés de l’existence et du contenu de l’accord de participation applicable dans l’entreprise par tout moyen prévu à cet accord et, à défaut, par voie d’affichage.

La décision de validation d’une rupture conventionnelle collective (C. trav., art. L. 1237–19–4). En cas de rupture conventionnelle collective, la décision de validation ainsi que les voies et délais de recours doivent être portés à la connaissance des salariés par voie d’affichage sur leurs lieux de travail ou par tout autre moyen permettant de conférer date certaine à cette information.

L’information des intérimaires (C. trav., art. R 1251-9). Les entreprises de travail temporaire doivent informer, par tout moyen, les salariés temporaires de chaque établissement :

• de la communication d’informations nominatives contenues dans les relevés de contrats de mission à France Travail et à la DDETS (Direction départementale de l’emploi, du travail et des solidarités) ;

• des droits d’accès et de rectification que peuvent exercer les intéressés auprès de France Travail et de la DDETS5.

C – Sanctions (C. trav., art. L. 4741-1 – C. pén., art. 131-13)

En l’absence d’affichage obligatoire ou de communication des informations obligatoires, l’employeur encourt une amende de 450 € à 1 500 € par manquement constaté, et de 10 000 € à 30 000 € en cas de récidive.

A – La liste des informations

Les informations à transmettre au salarié sont les suivantes :

• l’identité des parties à la relation de travail ;

• le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;

• l’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;

• la date d’embauche ;

• pour un CDD, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ;

• pour un contrat de travail temporaire, l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est ;

• la durée et les conditions de la période d’essai s’il en est prévu une ;

• le droit à la formation assuré par l’employeur ;

• la durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;

• la procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;

• les éléments constitutifs de la rémunération, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;

• la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes ;

• les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement ;

• les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées.

La communication des informations nos 7 à 12 et n° 14 peut prendre la forme d’un renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables.

Les informations nos 1 à 5, n° 7 et nos 11 et 12 doivent être communiquées individuellement au salarié au plus tard le 7e jour calendaire à compter de la date d’embauche.

Les autres informations doivent être communiquées au plus tard un mois à compter de la même date.

Lorsqu’une ou plusieurs de ces informations n’ont pas été communiquées à un salarié recruté avant le 1er novembre 2023, l’intéressé peut en demander communication à tout moment auprès de son employeur, qui est tenu d’y répondre dans les délais requis selon la nature des informations : communication individuelle au salarié au plus tard le 7e jour calendaire à compter de la date d’embauche ou au plus tard un mois à compter de la même date.

L’information du salarié sur les conventions et accords collectifs applicables dans l’entreprise ou l’établissement, au plus tard un mois à compter de sa date d’embauche, remplace, à défaut d’autres modalités prévues par une convention ou un accord, la notice qui l’informait des textes conventionnels applicables dans l’entreprise ou l’établissement.

Lorsqu’un salarié exerçant habituellement son activité professionnelle en France est appelé à travailler à l’étranger pour une durée supérieure à quatre semaines consécutives, doivent également être fournies les informations suivantes :

• le ou les pays dans lesquels le travail à l’étranger est effectué et la durée prévue ;

• la devise servant au paiement de la rémunération ;

• le cas échéant, les avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées ;

• des renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s’il l’est, les conditions de rapatriement du salarié.

Ces informations doivent toutes être communiquées au salarié avant son départ.

Le salarié détaché dans le cadre d’une prestation de services transnationale appelé à travailler dans un autre État membre de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen pour une durée supérieure à quatre semaines consécutives doit en plus être informé :

• de la rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable de l’État d’accueil ;

• le cas échéant, des allocations propres au détachement et des modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture ;

• de l’adresse du site internet national mis en place par l’État d’accueil.

Toutes les informations requises doivent être communiquées au salarié appelé à travailler à l’étranger avant son départ.

Lorsqu’une ou plusieurs des informations requises n’ont pas été communiquées à un salarié présent à l’étranger au 1er novembre 2023, l’intéressé peut en demander communication à tout moment auprès de son employeur, qui est tenu d’y répondre dans un délai de sept jours.

Les modalités de communication des informations. L’employeur doit adresser les informations au salarié :

• sous format papier, par tout moyen conférant date certaine ;

• ou sous format électronique si le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous format électronique et à la double condition que les informations puissent être enregistrées et imprimées, et de conserver un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.

Lorsqu’une ou plusieurs des informations doivent être modifiées, l’employeur doit remettre au salarié un document indiquant ces modifications dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de cette modification, en format papier par tout moyen conférant date certaine, ou format électronique (dans ce dernier cas, aux mêmes conditions que celles décrites ci-dessus).

L’employeur est dispensé de cette obligation d’information lorsque la modification des informations à délivrer à tous les salariés résulte exclusivement d’un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur.

Un arrêté du 3 juin 2024 est venu fixer les modèles des documents d’information que l’employeur peut utiliser :

• un modèle de document unique regroupant les quatorze informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié ;

• un modèle de document regroupant les huit informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié sous sept jours ;

• un modèle de document regroupant les six informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié sous 30 jours ;

• un modèle de document regroupant les informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié appelé à travailler à l’étranger ;

• un modèle de document regroupant les informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié détaché.

Chaque modèle doit être personnalisé par l’employeur selon la situation de l’intéressé et devra être modifié par l’employeur en cas de changements législatifs, réglementaires et conventionnels qui pourraient intervenir après la publication de l’arrêté du 3 juin 20248.

B – Sanctions

Le salarié qui n’a pas reçu ces informations peut saisir le conseil de prud’hommes afin de les obtenir après avoir mis en demeure son employeur de lui communiquer les documents requis ou, le cas échéant, de compléter les documents remis.

Il ne peut toutefois saisir le conseil de prud’hommes que si l’employeur ne lui a pas transmis les informations concernées dans un délai de sept jours calendaires à compter de la réception de la mise en demeure.

Notez enfin que d’autres informations, non visées par la loi du 9 mars 2023, doivent être remises au salarié lors de son embauche. Tel est le cas par exemple :

• du volet détachable de l’accusé de réception adressé par l’URSSAF à la suite de la déclaration unique d’embauche. Cette formalité n’est toutefois pas obligatoire si le contrat de travail comporte l’identification de l’URSSAF et qu’il rappelle au salarié qu’il dispose d’un droit de consultation et de rectification des données informatisées le concernant ;

• du livret d’épargne salariale s’il existe un dispositif d’épargne salariale dans l’entreprise ;

• de la notice d’information sur les garanties du régime de prévoyance complémentaire, rédigée par l’assureur ;

• d’une information sur l’existence des entretiens professionnels obligatoires biannuels. Cette information peut être délivrée sur le contrat de travail ou un document annexe tel que le livret d’accueil.